Les collaborateurs qui ne sont pas impliqués dans le credit management ont souvent une image faussée de ce que fait le département exactement. Ils pensent que ces collègues pourchassent les débiteurs du matin au soir, mais ce n’est pas tout-à-fait ce qui se passe dans la réalité. C’est ce que révèle le Credit Control Benchmark de OnePosting. Mais, alors à quoi le credit management consacre-t-il son temps ?
À quoi le credit management consacre-t-il son temps ?
Facturation (5%)
Cette activité comporte souvent l’établissement et l’envoi des factures (numériques), bien que ces tâches ne soient pas directement assumées par le département credit management dans de nombreuses entreprises.
Recouvrement (16%)
Les entreprises peuvent prendre de nombreuses mesures pour éviter les paiements tardifs, mais il est quasiment impossible de les réduire à zéro. Dans la pratique, le credit management consacre seulement 16% de son temps au suivi des mauvais payeurs, c’est-à-dire envoyer des rappels et contacter les clients par téléphone.
Gestion des débiteurs (21%)
Davantage de temps devrait être consacré à cette partie : le screening (préventif) des débiteurs et le contact proactif des clients en relation avec les factures en cours.
Dans un monde idéal, le département finance devrait screener tous les prospects et clients. Ensuite, il devrait indiquer à l’équipe sales quels clients et prospects elle devrait approcher en priorité. Les vendeurs éviteraient ainsi de perdre du temps avec des relations d’affaires qui n’en valent pas la peine (lisez : qui paient mal ou qui n’ont pas de potentiel de croissance). Cette méthode de travail demande cependant une relation de confiance entre sales et finance, qui ne sont pas toujours les meilleurs amis dans la réalité.
Le contact proactif avec les clients ouvre des opportunités pour le service clients, car le contrôle des informations des clients et de l’exactitude des factures permet d’entrer en dialogue avec le client. Le service clients peut ainsi détecter précocement les problèmes. S’il parvient à les résoudre rapidement, les collaborateurs du service peuvent alors renforcer les relations avec le client. Mais ce contact peut aussi offrir de nouvelles opportunités de vente, ou des informations précieuses pour améliorer le service.
Compliance (24%)
Le credit management consacre près d’un quart de son temps à la compliance. C’est l’une des principales activités du département. La compliance couvre notamment :
– La réalisation d’un back-up des documents qui justifient l’établissement des factures, comme les bons de commande, les bons de livraison et les contrats.
– L’établissement des rapports traditionnels, par exemple le chiffre d’affaires d’une ligne de produits spécifique ou la consommation des clients dans une région donnée.
– Contacter les clients pour réconcilier les commandes d’achat et les factures (modifiées).
– Télécharger les factures en ligne. Les plus grandes entreprises demandent parfois d’introduire les factures via les portails en ligne et n’acceptent plus de factures par e-mail ou sur papier.
L’adaptation de la facturation en fonction des souhaits des clients est devenue une occupation importante, mais relativement chronophage ces dernières années.
Réconciliation des paiements (28%)
La réconciliation est synonyme de traitement optimal des paiements. Dans la pratique, il s’agit d’attribuer les montants perçus au bon account et à la bonne facture.
Dans le cadre de la réconciliation, le credit management reçoit de nombreuses demandes de clients qui souhaitent une copie de la facture. Souvent parce que le client ne l’a pas reçue ou – c’est le cas des mauvais payeurs généralement – prétend ne pas l’avoir reçue. Mais parfois, le client a tout simplement besoin de plusieurs exemplaires.
La réconciliation est souvent entravée par des malentendus ou une mauvaise communication entre les vendeurs, les clients, le service facturation et les équipes de crédit. Il arrive que les vendeurs conviennent de prix avec les clients et n’en informent pas les autres équipes concernées. Résultat ? Les clients reçoivent une facture avec des prix différents de ceux qui ont été convenus.
Les processus de facturation plus compliqués, avec notamment des remboursements et des réductions, influencent le temps consacré à la réconciliation. Les erreurs vont toujours de pair avec des notes de crédit et l’établissement de nouvelles factures, avec les données correctes : du travail en double et une importante source de perte de temps.
L’absence de références avec les paiements donne également lieu à des pertes de temps et des malentendus. Si le client n’indique pas de référence, ce sont logiquement les factures les plus anciennes qui doivent être associées aux nouveaux paiements. Mais le client ne l’entend pas toujours ainsi. Il arrive souvent qu’il pense à d’autres factures lorsqu’il effectue le paiement. L’absence de référence contraint à travailler sur base d’hypothèses et il faut alors beaucoup de temps pour attribuer les paiements aux bons comptes et aux bonnes factures.
Conclusion
Des bons systèmes et des accords complets entre le fournisseur et le client libèrent du temps pour ce qui est vraiment important: obtenir des paiements corrects.
Étude complète : One Posting
Source : Graydon Belgique