Toutes les entreprises ne sont pas en mesure d’exiger le paiement de leurs biens et services à l’avance ou au moment de la livraison. Par conséquent, de nombreuses sociétés accordent un crédit à leurs partenaires commerciaux.

Dans certains cas, l’octroi d’un crédit permet aux entreprises d’attirer de nouveaux clients.

Cette pratique a cependant de grandes implications financières pour une entreprise. Premièrement, un crédit mal géré peut entrainer de longs délais dans la conversion des ventes en espèces. Le capital immobilisé dans les créances – le principal actif circulant au bilan de la plupart des entreprises – ne peut être utilisé pour des investissements ou pour toucher des intérêts. L’exposition au risque de crédit entraine également des taux de défaillance élevés, des radiations et des problèmes de conformité réglementaire.

Pour naviguer dans ces eaux financières troubles, les gestionnaires de crédit doivent savoir évaluer la probabilité qu’un partenaire commercial soit réticent ou incapable de remplir ses obligations financières.

Le problème

Malgré l’importance cruciale de la gestion du crédit, la plupart des entreprises gèrent leur risque de crédit de façon manuelle ou semi-automatisée. Les systèmes comptables conçus pour les petites et moyennes entreprises fournissent un rapport sur l’historique comme
principal outil de crédit. Certaines plateformes ERP proposent des fonctionnalités de crédit rudimentaires, telles que des alertes lorsque la facture d’un client est en retard. Les produits et services fournis par les agences de notation ne sont généralement pas intégrés dans les plateformes ERP. De plus, les modèles propriétaires d’exploration de données (data-mining) visant à évaluer le risque de crédit sont coûteux, lents et inexacts. Pire encore, Dun et Bradstreet estime que plus de 90 % des entreprises accordent du crédit sans vérification.

Ces approches traditionnelles de la gestion du crédit entrainent cinq défis majeurs pour les fournisseurs :

1. Données fragmentées : Les fournisseurs ne peuvent pas compter sur la sincérité de chaque client lorsqu’il s’agit de questions financières ; il est donc impératif de faire des recherches approfondies sur un partenaire commercial avant de conclure un accord. Les fournisseurs effectuant des contrôles de limite de crédit terminent généralement le processus chaque fois qu’une commande client est créée ou modifiée. C’est pourquoi les notes de crédit et les informations commerciales font partie des éléments essentiels d’une stratégie de gestion du risque. Les fournisseurs doivent collecter des données auprès de plusieurs sources internes et externes, comme les rapports d’informations en ligne, les rapports annuels et les notes de crédit, afin de déterminer la solvabilité d’un partenaire commercial ainsi que ses antécédents en matière de paiement. Les approches archaïques de la gestion du risque de crédit compliquent l’agrégation des données au moment et là où les
décideurs en ont besoin. De plus, ce processus exige une communication constante entre le service des ventes et le service financier, tandis que le processus d’évaluation et de validation demande souvent beaucoup de temps et de ressources. Dans de nombreux cas, les fournisseurs doivent saisir manuellement des données dans leur ERP, telles que les notations de bilan. Les gestionnaires de crédit ne peuvent pas prendre de décisions éclairées sans être en possession d’informations exhaustives et exactes.

2. Mauvaise modélisation des risques : L’évaluation du niveau du crédit à accorder à un client est un élément essentiel de la gestion du risque. Les modèles de risque de crédit fournissent des mesures du risque/rendement qui permettent aux entreprises de calculer leur exposition. Les notes de crédit et de risque sont généralement calculées sur la base de données internes, d’informations externes et de l’historique de paiement d’un client. Ces données devraient idéalement être mises à jour quotidiennement afin de tenir compte des changements dans les activités d’un partenaire commercial. Malheureusement, les approches archaïques de la gestion du risque de crédit ne sont pas en mesure de générer une évaluation complexe et significative du risque permettant de fournir une vue d’ensemble de l’exposition de l’entreprise. De plus, il est difficile d’ajuster les modèles de risque utilisés dans les anciennes approches de la gestion du risque de crédit. Il en résulte un dédoublement des efforts. En outre, la collecte manuelle des données requises pour les modèles est une tâche fastidieuse.

3. Inefficacité : Le traitement des ventes bloquées constitue un autre élément essentiel de la gestion du crédit. Lorsque les clients passent une commande, le fournisseur doit vérifier leur risque de crédit (commandes en cours, livraisons, documents de facturation et factures enregistrées sur le compte) par rapport à la limite de crédit allouée. En cas de problème détecté dans un environnement de gestion du risque de crédit traditionnel, la commande client bloquée doit être examinée manuellement et transmise pour traitement ultérieur. Les gestionnaires de crédit doivent avoir accès à des données essentielles sur la solvabilité et l’exposition d’un client. Une délibération approfondie entre les directeurs des ventes et du crédit est alors souvent nécessaire pour examiner la situation et déterminer la meilleure façon de procéder. Pendant ce temps, les revenus potentiels provenant de la commande du client sont retardés. Pour compliquer les choses, les informations désuètes sur lesquelles s’appuient les anciennes solutions de gestion du risque de crédit peuvent entrainer des retards inutiles.

4. Faiblesse des outils de gestion des risques : La vente de biens et de services à crédit est une pratique courante, mais traditionnellement peu protégée par la loi. Obtenir l’argent en espèces n’est pas toujours garanti, car les clients peuvent payer leur solde en retard, déclarer faillite ou en défaut de paiement.

5. Rapports inadéquats : Les fournisseurs doivent connaitre leur situation par rapport au risque de crédit à tout moment. De plus, les décisions de crédit doivent être documentées d’une manière vérifiable qui répond aux exigences de conformité. Cependant, de nombreuses entreprises utilisent des feuilles de calcul pour établir leurs rapports sur la gestion du risque de crédit. Ces feuilles de calcul ne fournissent pas de piste de vérification des décisions relatives au risque de crédit. Les différentes colonnes nécessaires pour la plupart des feuilles de calcul du risque de crédit offrent une vue d’ensemble confuse des données. En outre, l’extraction des données correctes depuis les feuilles de calcul pour générer des tableaux et des graphiques peut s’avérer une tâche délicate. De plus, un ensemble de données peut être compromis à la suite d’une mauvaise saisie, d’une touche de fonction incorrecte ou d’une faute de frappe lors d’une opération dans une feuille de calcul.
Les données de crédit peuvent également être perdues ou compromises si une feuille de calcul compliquée (comme des macros ou tableaux croisés) n’est pas correctement tenue à jour. Les virus informatiques ou les défaillances matérielles peuvent également entraîner la corruption ou la perte des données d’une feuille de calcul.

Chacun de ces problèmes est un casse-tête majeur pour une entreprise. Ensemble, ils créent un environnement de gestion du crédit qui est trop onéreux, prend trop de temps, crée des risques potentiels et limite les flux de trésorerie.

Avantages de la numérisation de votre gestion de crédit

La numérisation et l’intégration complète du cycle de gestion du crédit font progresser une entreprise de cinq façons :

1. Atténuer les risques potentiels : La première étape du processus de gestion du crédit consiste à recueillir des informations auprès du partenaire commercial, comme les tendances des ventes, les bénéfices de l’entreprise, son niveau d’emprunt et son ratio de fonds de roulement. Ces informations aident les fournisseurs à évaluer la liquidité et les tendances financières du partenaire commercial afin d’indiquer sa capacité à faire face à ses obligations financières à court terme. Les solutions de gestion du crédit automatisent l’analyse et la notation des clients pour calculer des paramètres de gestion du crédit tels que la limite de crédit, la note de crédit et la catégorie de risque. La technologie utilise un système de notation permettant de déterminer le montant du crédit à accorder à un client, le cas échéant. Ces systèmes de notation réduisent le travail de spéculation et les processus manuels de prise de décision relatifs au crédit, tout en atténuant les niveaux de risques. La technologie permet également aux décideurs de récupérer et de gérer rapidement les rapports de crédit et les informations commerciales en ligne. D’énormes volumes de données (« Big Data ») peuvent être traités en quelques secondes. Les rapports de crédit et les rapports commerciaux peuvent être traités dans l’ERP du fournisseur. Les clients et les partenaires commerciaux peuvent également être associés au sein de l’ERP du fournisseur, afin d’intégrer les informations critiques au cycle Order-to-Cash. Grâce à cette vision de l’information à 360 degrés, les fournisseurs sont mieux placés pour évaluer les antécédents de paiement d’un partenaire commercial, évaluer correctement les risques, prendre des décisions de crédit éclairées et adopter au besoin des mesures préventives. De plus, les solutions de gestion du crédit proposent des processus de suivi de la solvabilité dans le temps.

2. Gagner du temps et de l’argent : L’automatisation de la gestion du crédit permet au personnel de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée telles que l’interaction avec les clients, la négociation des modalités de paiement et l’analyse des tendances en matière de paiement. Par exemple, la technologie organise des processus de gestion du crédit, comme l’intégration et la demande de limite de crédit, et examine automatiquement les demandes de limite de crédit pour calculer la limite de crédit, la note de crédit interne et la catégorie de risque pour chaque partenaire commercial. Les solutions de gestion du crédit contrôlent également la note de crédit d’un client, son comportement de paiement et son comportement d’achat. La détection automatique des tendances négatives du crédit permet aux gestionnaires de crédit de bloquer rapidement un client, de mettre des commandes en attente, d’ajuster les conditions de paiement ou d’accélérer les procédures de
relance. En outre, l’intégration d’une solution de gestion de crédit avec l’ERP d’un fournisseur élimine le besoin de saisir manuellement les données ou de passer d’un système à l’autre pour accéder aux données clés. L’intégration d’une solution de gestion du crédit dans un ERP permet également aux fournisseurs de tirer parti des outils de gestion du crédit au sein de cet ERP. Par exemple, les solutions offrent une fonction qui permet aux fournisseurs de définir et de gérer les données de crédit dans leur système, telles qu’une limite de crédit et une catégorie de risque. Elles peuvent également vérifier automatiquement le montant total des commandes en cours, des livraisons et des documents de facturation d’un client par rapport à la limite de crédit allouée.

3. Améliorer le service à la clientèle : Le crédit fait partie intégrante de la gestion de la relation client dans la plupart des entreprises. La fonction de crédit doit équilibrer les objectifs de ventes et de créances de l’entreprise. Les solutions de gestion du crédit peuvent permettre d’atteindre ces objectifs en accélérant le traitement des ventes bloquées. Afin de prendre une décision sur les commandes bloquées, les gestionnaires de crédit ont besoin d’informations telles que la solvabilité du client et l’exposition actuelle au risque de crédit. Les solutions de gestion du crédit regroupent les informations provenant de sources internes et externes, et facilitent la communication entre les gestionnaires de crédit et les ventes, afin de faciliter le traitement des retenues de crédit, tout en accélérant les flux de trésorerie. Les gestionnaires de crédit peuvent répertorier, réviser et relâcher les commandes client bloquées pour permettre la suite de leur traitement. Les solutions de gestion du crédit offrent également une transparence totale lors du traitement des ventes bloquées. L’intégration d’une solution de gestion du crédit à l’ERP du fournisseur accélère également la livraison des commandes une fois la décision de crédit prise. De plus, des interfaces Web interactives permettent notamment aux vendeurs sur le terrain d’accéder en temps réel aux données relatives aux clients ainsi qu’aux notes de crédit via un smartphone ou une tablette, afin d’être mieux préparés pour les réunions avec leurs clients. La vue d’ensemble complète fournie par l’automatisation réduit les charges administratives et améliore la communication entre les parties prenantes. De plus, la traçabilité complète des décisions prises concernant les ventes bloquées par le crédit assure leur bonne comptabilisation, rationalise la conformité de la procédure, et la production de rapports.

4. Réduire l’impact négatif des retards de paiement : Les retards de paiement peuvent se traduire par des pénuries de trésorerie, des baisses de revenus ou des faillites. C’est pourquoi de plus en plus de fournisseurs se tournent vers l’assurance-crédit. L’assurance-crédit est traditionnellement utilisée dans le commerce international, où la recherche de clients en vue d’obtenir de l’argent en espèces est problématique. Cette pratique se répand désormais dans davantage de situations d’allocation de crédit. L’assurance-crédit peut couvrir soit des comptes clients individuels, soit la totalité du chiffre d’affaires d’une entreprise. L’assurance rembourse au fournisseur les créances assurées qui ne peuvent être recouvrées. Si une entreprise est couverte pour « défaut de paiement prolongé », elle est protégée non seulement contre le non-paiement des clients, mais aussi contre les retards de paiement importants. Les entreprises peuvent également assurer leur risque de production : le risque de faillite du client pendant la phase de production. Les solutions de gestion du crédit permettent aux entreprises d’envoyer leurs demandes de limite de crédit directement à l’assureur depuis leur plateforme ERP via une connexion en ligne sécurisée. Les fournisseurs peuvent gérer leurs limites d’assurance-crédit ainsi que les conditions générales des polices d’assurance par le biais de leur plateforme ERP. La solution de gestion du crédit surveille ensuite les clients afin d’alerter le fournisseur de toute sortie de la limite de crédit discrétionnaire. Et la technologie détermine automatiquement les notifications de non-paiement.

5. Connaitre à tout moment la situation de votre entreprise : L’automatisation facilite l’établissement de rapports de gestion du crédit. Les utilisateurs peuvent rapidement saisir des données, afficher des informations et configurer des alertes automatiques basées sur des règles métier configurables. L’intégration d’une solution de gestion du crédit dans une plateforme ERP telle que SAP offre aux utilisateurs une visibilité à 360 degrés d’un compte afin de repérer les tendances et de segmenter les clients susceptibles de répondre à une stratégie de crédit
particulière. Les informations sont stockées numériquement dans un répertoire central et sont instantanément accessibles pour les utilisateurs autorisés, peu importe où ils se trouvent. Les champs pertinents peuvent être exportés et manipulés pour générer des rapports de gestion et des analyses en quelques clics. Les tableaux de bord organisent et affichent des indicateurs de performance clés (KPI) pour permettre aux gestionnaires de crédit de suivre en temps réel leur portefeuille de clients, les retards de paiement et les risques de créances irrécouvrables. Grâce à cette visibilité, les gestionnaires de crédit peuvent prendre des mesures préventives afin de protéger la liquidité de l’entreprise.

De plus, l’automatisation de la gestion du crédit avec des technologies modernes telles que Fiori, HANA et le cloud, permet de mieux adapter la fonction à l’environnement commercial mondial émergent.

Conclusion

La gestion du crédit est essentielle pour aider les entreprises à éviter les risques financiers graves, les complications ou même l’insolvabilité. Cependant, les approches traditionnelles de la gestion du crédit se traduisent par une fragmentation des données, une mauvaise modélisation du risque, une inefficacité, une mauvaise gestion du risque et des rapports inadéquats. L’automatisation de la gestion du crédit avec une technologie intégrée à la plateforme ERP permet d’identifier de manière proactive les risques de crédit, les retards de paiement et les défauts dans l’ensemble de son portefeuille afin de prévenir les pertes, de sécuriser et d’optimiser les liquidités. Grâce à cette technologie, les gestionnaires de crédit peuvent atténuer les risques, gagner du temps et de l’argent, améliorer le service à la clientèle, réduire l’impact négatif des retards de paiement et connaitre la situation de leur entreprise à tout moment. Les technologies modernes utilisées par certaines solutions de gestion du crédit permettent également d’adapter la fonction de crédit à l’environnement commercial numérique mondial émergent. Ces avantages font des solutions de gestion du crédit un élément incontournable pour toute entreprise en période de risques d’insolvabilité croissants et d’incertitude.

Source : SERRALA