Un Adhérent a souhaité vous faire partager une information importante sur des tentatives des fraudes.

Nous souhaitons attirer votre attention face à la recrudescence de cas de tentatives de fraudes récemment constatées.

Les fraudeurs redoublent de créativité pour usurper l’identité de sociétés existantes.

Dans ce contexte, il convient de renforcer votre vigilance avant de démarrer des relations commerciales avec tout nouveau prospect ou en cas de changement inhabituel de volumes de commandes ou de lieu de livraison avec vos clients réguliers.

Vous trouverez ci-après, à titre d’exemple, la description de certains modes opératoires utilisés par les fraudeurs, ainsi que les bonnes pratiques à mettre en place.

 

Modes opératoire pouvant être utilisés par les fraudeurs

L’usurpation d’identité avec changement du lieu de livraison habituel :
C’est une pratique courante, surtout au moment des fêtes de fin d’année ou de congés.

Le fraudeur usurpe l’identité d’une entreprise existante : Reprise de ses informations légales (siren, adresse, nom du représentant légal); piratage de l’adresse mail de la société ; création d’un faux site internet ; faux papier à en-tête, faux tampon puis il demande une livraison de dernière minute sur une adresse différente de celle la facturation (généralement un nouvel entrepôt), ou un départ usine.

Le fraudeur peut aussi contacter directement le transporteur pour changer au dernier moment l’adresse de livraison, sans que vous en soyez informés.

Réactivation d’un SIREN (ou N° de TVA intracommunautaire) d’une société radiée :
Le fraudeur reprend le SIREN (ou N° de TVA intracommunautaire) avec l’adresse d’une société mise en sommeil sur de faux documents commerciaux. Généralement, il s’agit d’une société ayant plusieurs années d’existence et dont les derniers comptes publiés sont corrects, le code activité n’ayant pas forcément de rapport avec la nature des biens commandés. C’est une fraude très difficile à détecter.

 

Un nouveau client qui augmente ses commandes dans un délai très court :
Pour gagner la confiance des fournisseurs, le fraudeur passe une ou deux petites commandes qu’il va régler avant la date d’échéance convenue, généralement par chèque. Puis, il va commander à nouveau très rapidement pour un montant bien supérieur à ses premières commandes avant que les premiers chèques émis ne reviennent impayés.

Le fraudeur contacte la comptabilité client pour demander un extrait de compte :
Le fraudeur qui se fait passer pour un client existant récupère les détails comptables d’une vente et dispose alors de tous les éléments pour appeler votre propre client et lui demander un règlement sur son propre RIB.

 

Préconisation de mise en place de bonnes pratiques

La fraude est parfois découverte trop tard, au moment de la demande de paiement de la livraison, le client «habituel» ou « vrai client » informe n’avoir jamais passé de commande.

Aussi vous trouverez ci-après quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre afin de prévenir ce risque.

  • Un client doit impérativement être rencontré par le service commercial dans les locaux du client; le commercial doit alors être attentif à la cohérence de l’activité de l’entreprise (personnel présent, mouvement de marchandises, activité du client en lien avec les produits demandés…).
  • Toute commande d’un nouveau client doit être confirmée auprès du « vrai client » sensé avoir émis la commande
  • Une attention particulière doit être observée chez un client habituel en cas de changements : interlocuteur, numéro de téléphone, adresse de livraison.
  • Tout changement des coordonnées de livraison doit être préalablement contrôlé et validé par le service logistique en concertation avec le commercial responsable du compte : Le client habituel doit être contacté afin de s’assurer que le changement d’adresse de livraison ou d’un départ usine est à sa demande.
  • Il est utile de rappeler qu’il demeure de la responsabilité du transporteur d’informer le département logistique pour toute demande de changement d’adresse de livraison.
  • La vigilance des collaborateurs du Groupe (commercial, logistique, ADV…) doit être renforcée en cas d’échanges avec des adresses mail du type hotmail, gmail, yahoo, etc. Les fraudeurs n’utilisent quasiment jamais d’adresse mail vérifiable.
  • La vigilance doit être renforcée lorsque le client demande que la marchandise soit livrée sur un entrepôt, de surcroît lorsque l’adresse est une boîte postale située en région parisienne.