Comment les directeurs financiers peuvent-ils bénéficier de davantage de visibilité en utilisant un seul processus intégré pour consulter les encaissements, les décaissements et la trésorerie ?

La demande croissante pour des offres de services aux entreprises à valeur ajoutée, les attentes des clients de plus en plus importantes et un paysage réglementaire international dynamique, associés aux changements structurels du secteur financier et à l’augmentation de diverses technologies de décaissements, contribuent à la nécessité de mettre en place un nouvel environnement de paiements. Afin de maîtriser la complexité croissante d’une diversité de méthodes, d’instruments et d’acteurs sur les différents marchés toujours plus nombreux, les organisations doivent synchroniser, centraliser et automatiser efficacement les encaissements et les décaissements afin de bénéficier d’une visibilité totale sur leur trésorerie. Dans ce livre blanc, nous abordons les éléments nécessaires pour atteindre l’efficacité, la transparence, la conformité et la prévention de la fraude nécessaires à la réussite des entreprises et à leur capacité de se démarquer face à la concurrence.
Facteurs de changement : Clients, Technologies et Réglementation

Il est probable que des innovations technologiques telles que l’Internet des objets (IoT) et la blockchain, les API ouvertes, ainsi que les services cloud, transformeront encore le paysage des décaissements à mesure que les données deviendront plus indispensables que jamais. Cela entraînera la prolifération et l’adoption d’autres canaux de paiement à l’aide de différents appareils (par exemple les paiements instantanés, mobiles et applications de paiement, ou les décaissements IoT), ce qui répondra aux attentes des clients en matière d’expérience utilisateur de haut niveau et de solutions de décaissement agiles. De plus, les réglementations se développent à l’échelle internationale, dans le but de limiter les risques et de favoriser la normalisation, l’innovation, la concurrence et la transparence. Les organisations se trouvent ainsi sur un pied d’égalité et bénéficient d’un cadre à la fois en terme de sécurité et juridique. Toutefois, elles doivent également veiller à la conformité de leurs engagements en matière de décaissements avec le volume sans cesse croissant d’initiatives réglementaires et industrielles clés (KRII).

Il convient de se rappeler qu’un environnement collaboratif ouvert avec de nombreux acteurs différents, tel que nous le voyons apparaître en ce moment, crée de nouveaux obstacles et défis techniques en matière d’efficacité des processus et de confidentialité des données, de cybersécurité, de vulnérabilité face à la fraude et d’exposition aux risques de conformité. Ainsi, alors que les acteurs et les instruments du paysage des paiements se diversifient davantage, révolutionnant le marché et facilitant de nouvelles possibilités en termes de collaboration et de bénéfices, les organisations doivent relever des défis importants qui les empêchent de tirer pleinement profit des opportunités qui se présentent, par exemple :

• L’absence de normalisation pour les messages et la récupération de données
• Les problèmes dans les activités financières liées à la chaîne logistique, par exemple liées aux liquidités et aux décaissements fournisseurs
• Le recours à des processus manuels et à un faible niveau d’automatisation
• Le manque de transparence, plus particulièrement sur les décaissements internationaux
• Aucun traitement de bout en bout et aucune intégration à la fois des solutions, des canaux de communication et du système ERP, auquel s’ajoute une infrastructure onéreuse
• Le manque de cybersécurité et la vulnérabilité face aux tentatives de fraude

L’un des problèmes les plus importants qui doit encore être réglé est le manque de synchronisation en temps réel entre la comptabilité clients et la comptabilité fournisseurs, ce qui entraîne des décaissements d’entreprise incohérents et inefficaces, ainsi qu’un grand manque de visibilité sur le cash. L’exploitation de nouvelles technologies et de solutions de décaissement centralisées, qui maîtrisent le traitement des entrées et des sorties de fonds dans une seule approche unifiée, permet aux entreprises de résoudre les inefficacités existantes, tout en garantissant la normalisation et la conformité de leurs procédures. De plus, les services à valeur ajoutée tels que l’analyse des clients et des fournisseurs, la gestion de la fraude et le suivi de la conformité, doivent compléter les solutions de paiement. Les entreprises internationales sont dépendantes de processus de transaction centralisés leur permettant d’améliorer la transparence de leur situation de trésorerie afin d’optimiser les flux financiers et le financement du groupe tout en limitant les coûts et les risques. Une approche centralisée des paiements entrants / sortants améliore considérablement la prévisibilité du flux de trésorerie de l’entreprise en combinant les soldes bancaires importés, les données en temps réel provenant de divers systèmes d’entreprise et de plusieurs comptes bancaires, ainsi que les flux de trésorerie récurrents.

Accéler les paiement entrant grâce à un processus Order-2-Cash robuste
Il est vital pour toutes les entreprises de garantir un flux de trésorerie entrant sûr et constant tout en limitant les pertes financières. Pour convertir les ventes en cash aussi rapidement que possible et pour améliorer les liquidités, il est nécessaire de :

• Disposer de moyens efficaces d’enregistrement des commandes et de traitement des données clients .
• Déterminer précisément les risques de crédit des clients en évaluant correctement leur stabilité financière et leur capacité de paiement des factures.
• Gérer différents modes de paiement des clients avec des moyens de lettrage précis et hautement automatisés, permettant de reconnaître et de rapprocher tout type de paiement avec les postes non soldés correspondant.
• Améliorer le fonds de roulement grâce à des taux de recouvrement améliorés et anticiper plus efficacement les impayées.
• Fournir un accès de pointe à tous les documents et aux détails associés au cours du processus.
• Utiliser des bonnes pratiques en terme de stratégie de relance et des modèles normalisés de résolution de litiges qui permettent de gérer différents types de débiteurs et, si nécessaire, d’intégrer d’autres services de recouvrement.
• S’assurer que les clients ne sont pas impliqués dans des activités susceptibles de poser des problèmes en terme de conformité.

Une gestion du crédit et un traitement de la comptabilité clients solides et fiables font partie des principes de base qui permettent de dégager du fonds de roulement et d’optimiser les délais de paiement, afin de fournir aux organisations les liquidités nécessaires pour se développer, investir dans l’avenir et améliorer leur présence sur le marché.

Contrôler les décaissements grâce à un processus sécurisé de Procure-to-Pay
L’approvisionnement est déjà une priorité stratégique pour de nombreuses organisations, mais il est important de contrôler les risques au cours de tout le processus, ce qui inclut les autorisations et les décaissements. Afin de garantir une qualité uniforme dans la chaîne d’approvisionnement et l’efficacité du traitement des factures, les entreprises doivent :

• Filtrer, noter et évaluer les fournisseurs régulièrement en effectuant des vérifications de leur conformité et solidité financière via des rapports de notations de crédit et de listes de sanctions, plus particulièrement lorsque leurs chaînes d’approvisionnement sont internationales et s’étendent sur plusieurs pays et régions ayant différentes réglementations et normes.
• Simplifier la communication avec les fournisseurs en les intégrant via des portails en libre-service, leur permettant de mettre à jour leurs données, de charger des factures et de suivre leur statut, menant à un système de gestion des factures automatisé et optimisé.
• Gagner en efficacité et en transparence dans le cadre du processus de comptabilité fournisseurs, incluant une base de données fournisseurs à jour, une communication transparente avec les fournisseurs et un traitement précis de leurs factures.
• Réduire la durée du cycle associée au traitement des factures pour faciliter le letttrage automatique des transactions conformes et permettre de bénéficier de remises pour paiement anticipé.
• Mettre en place un processus de gestion des décaissements sûr et rentable, capable d’adresser toute la diversité des instruments, comme le virement, le prélèvement et les chèques, ainsi que les nouvelles approches de paiement offertes par des prestataires de services de paiement tiers (PSP), comme PayPal ou les paiements instantanés, tout en s’équipant contre les tentatives de fraude. Permettre un contrôle et une efficacité universels des paiements sortant en prenant en charge tous les types de protocoles et les canaux de communication, dont SWIFT, EBICS, host to host, et les formats tels que CGI ou les formats locaux.

Ce sont les piliers fondamentaux qui doivent être solides et fonctionner correctement si les organisations souhaitent bénéficier d’un contrôle centralisé des flux de trésorerie à l’échelle de l’entreprise, gérer les paiments au niveau international et respecter correctement les restrictions et réglementations.

Visibilité globale sur la trésorerie avec des processus fluides et synchronisés
Pour réussir dans l’environnement commercial ultra-concurrentiel actuel, les trésoriers et les gestionnaires de trésorerie ont besoin d’informations en temps réel sur les mouvements de trésorerie de l’entreprise afin d’appuyer les décisions stratégiques relatives au financement, à la couverture de taux de change et aux investissements. Des prévisions de trésorerie
exactes et une gestion efficace de la trésorerie et de l’exposition aux risques sont par conséquent essentielles pour garantir la solvabilité financière de l’organisation.

Aujourd’hui, la visibilité sur la trésorerie doit être abordée de façon globale en allant au-delà de la gestion classique des relevés de compte et en comprenant que la visibilité sur les comptes bancaires et les soldes de trésorerie ne sont qu’une pièce du puzzle. Les données opérationnelles des entrées et sorties de paiements et d’autres sources doivent également être intégrées, en tenant compte de tous les facteurs pertinents tels que le comportement de paiement du client ou les coûts liés aux fournisseurs et aux services. Naturellement, la complexité augmente encore si les organisations doivent obtenir une visibilité sur la trésorerie pour différents pays, devises, protocoles de communication et formats afin d’être sûres des situations et des flux de trésorerie actuels et futurs à l’échelle internationale. Une visibilité judicieuse et globale sur la trésorerie conformément aux meilleures pratiques en la matière doit comprendre :

• La Gestion optimisée de la trésorerie : extraction des données de différentes sources, relevés bancaires, prestataires de services de paiement, systèmes de gestion de la trésorerie (TMS), in-house bank, filiales, systèmes d’entreprise (par exemple comptabilité clients [AR] et comptabilité fournisseurs [AP]) et allocation automatique des transactions comptables assignées en temps réel.
• Une Planification fiable des liquidités: Configuration de structures prévisionnelles flexibles et détaillées, planification de la liquidité progressive, intégration des prévisions de la société et de ses divisions, configuration des positions de devises et de taux d’intérêts pour la période planifiée, analyse aisée des performances des entités, des unités opérationnelles et des produits, comparaisons entre le prévisionnel et l’actuel, et analyse d’autres scénarios.
• Opérations bancaires internes centralisées : Regroupement des paiements des filiales et intersociétés dans les comptes de transit internes, montrant les flux de trésorerie intersociétés dans les comptes bancaires intersociétés, l’équilibrage des comptes générant automatiquement une situation intersociété pour le détenteur de compte principal, lettrage automatique des comptes fournisseurs et clients intersociétés, et transparence accrue de la visibilité sur la trésorerie intersociété.
• Trésorerie et risques : Gestion centralisée de tous les types de transactions financières, par exemple le marché monétaire, les devises, les intérêts, les prêts, les garanties et les valeurs mobilières, intégration des données du marché, gestion détaillée des limites à des fins de visibilité sur la trésorerie et indicateurs clés de performance pour mesurer les décisions d’investissement et d’emprunt.
• Relations bancaires efficaces : communication rationalisée avec les banques et accès simplifié aux informations sur les comptes et aux soldes bancaires pour toutes les banques.
• Accès aux données sécurisé : disponibilité des sources de données principales, incluant les ventes et la distribution, la gestion du matériel, les systèmes de planification, le contrôle et d’autres systèmes de contrôle des investissements, ainsi que les données de la comptabilité fournisseurs (AP) et de la comptabilité clients (AR).

Gestion sûre et conforme des documents et des données
Aucune des optimisations mentionnées jusqu’à présent n’est possible sans une gestion des données et des documents qui fonctionne parfaitement. Après tout, il y a une raison pour laquelle les données sont appelées pétrole brut à l’ère numérique, devenant essentiellement la ressource la plus importante aujourd’hui. Les entreprises connaissent une croissance exponentielle des données qui doivent être gérées afin de garantir des prises de décisions éclairées et développer de nouvelles opportunités commerciales. Afin de tirer parti de cet actif de plus en plus précieux, les entreprises doivent être capables de contrôler le stockage des données et des documents, ainsi que l’accès à ceux-ci, à partir du moment où ils sont reçus ou créés au cours du cycle de vie des informations, conformément aux politiques et réglementations en vigueur.

L’objectif des organisations doit être de contrôler l’accès aux informations tout en réduisant le volume de données et en respectant les obligations en matière de confidentialité et de conservation. Les données et les documents doivent être gérés de façon systématique, en tenant compte des éléments suivants :
 Archivage : l’éventail flexible et plus étendu des options de stockage des archives, dont le stockage basé sur le cloud public (stockage d’archives le plus évolutif et rentable), permet d’aligner le coût de stockage sur la valeur des informations archivées.
 Gestion des volumes de données : les données des systèmes à l’échelle de toute l’entreprise peuvent être réduites en les déplaçant dans le bon emplacement au cours de leur cycle de vie.
 Démantèlement du système existant : l’abandon de systèmes d’entreprise en archivant les données et les documents permet de réduire les risques, le coût et le temps nécessaires à la gestion des systèmes obsolètes, et de bénéficier d’un accès amélioré aux informations afin de répondre aux audits et aux demandes.
 Confidentialité et conformité : la confidentialité des données doit être protégée et il convient de veiller à ce que les informations des systèmes de production et des référentiels d’archives soient conservées conformément aux politiques et réglementations de l’entreprise, et protégées contre toute fuite potentielle.
 Préparation à l’audit : en extrayant d’importants volumes de données et de documents des systèmes en ligne et des référentiels d’archives, les organisations peuvent réduire les risques et gagner du temps et des efforts en ce qui concerne la préparation des informations pour les auditeurs.

Comment trouver le bon partenaire pour automatiser votre écosystème de décaissements ?
À l’heure actuelle, les entreprises ne peuvent pas relever les défis de la globalisation, ni la transformation financière et numérique, sans automatisation intelligente. Non seulement le traitement manuel des encaissements et des décaissements compromet la visibilité sur la trésorerie, mais il désavantage également les organisations sur le plan concurrentiel. En revanche, l’automatisation des tâches répétitives permet aux trésoreries des entreprises de jouer un rôle plus stratégique, axé sur des activités telles que la prévision de trésorerie, la conformité et la prévention de la fraude. Avant d’investir dans l’automatisation, les décisionnaires doivent tenir compte de certains facteurs importants afin de veiller à trouver le bon partenaire et la meilleure solution pour leurs besoins professionnels. Pour protéger l’investissement, les solutions mises en place doivent répondre aux critères suivants :

• Maturité et adéquation de la technologie : solution facile à intégrer, développée intelligemment et capable d’être déployée avec flexibilité conformément aux exigences d’infrastructure respectives, par exemple SAP, les systèmes multi-entreprises, et les services d’applications, locaux, de cloud, hybrides ou gérés.
• Performances : amélioration des processus et des résultats en augmentant l’efficacité et la transparence, et en fournissant des données complètes et exactes en temps réel.
• Sécurité : mise en place de la cybersécurité et de la conformité réglementaire, de fonctionnalités de sécurité solides capables de résister aux cyberattaques, aux fraudes, ainsi qu’aux vols de données.
• Évolutivité : solution applicable à différents segments, zones géographiques et secteurs d’activités en complétant les structures organisationnelles de l’entreprise.
Une stratégie optimale pour réaliser les critères mentionnés précédemment consiste à collaborer avec un fournisseur qui se charge de tout et garantit ainsi la même qualité de pointe dans tout l’écosystème des décaissements. Pourquoi choisir un prestataire de services complets couvrant la totalité de la chaîne de valeur financière ?
• Offre étendue de savoir-faire et de solutions approfondis pour chaque aspect de votre univers des décaissements, par opposition aux approches en silos axées uniquement sur une fonction métier spécifique.
• Absence de normes divergentes, de différentes approches technologiques et procédurales, et de plusieurs interfaces.
• Maintenance simplifiée réalisée par un seul partenaire au lieu de demander le support auprès de plusieurs fournisseurs.
• Sécurité des investissements dans la mesure où les prestataires de services complets ont tendance à être des entreprises plus grandes et ont donc plus de chances de réussir à long terme avec un historique d’investissements novateurs dans le R&D.
• La présence mondiale du partenaire facilite le déploiement dans les filiales, ce qui garantit la normalisation et la centralisation des processus dans le monde.
• L’innovation est un point essentiel qui permet aux solutions de bénéficier des mises à niveau selon les dernières technologies disponibles afin de garantir la durabilité de l’investissement.

Transformation des décaissements : anticipez-la au lieu de la craindre (conclusion)
Les décaissements sont au coeur des préoccupations des organisations dans le monde entier. Cela concerne les encaissements ainsi que les décaissements, et la visibilité des flux de trésorerie associés. En raison de la diversité croissante des acteurs, des instruments et des technologies, les entreprises doivent trouver des solutions pour gérer les processus, les données et les partenaires commerciaux de façon globale. La meilleure solution pour maîtriser la complexité, tout en tirant profit et en bénéficiant des opportunités offertes par l’innovation en matière de décaissements, consiste à centraliser les procédures et les informations dans le cadre d’une approche automatisée, ce qui permet d’obtenir de la visibilité sur tout votre écosystème de trésorerie. Pour cela, vous devez mettre en place des solutions de classe mondiale qui associent une sécurité élevée à une expérience client exceptionnelle, ainsi qu’à la capacité d’accroître et d’augmenter les performances. En choisissant les bons partenaires pour les accompagner et en utilisant les technologies appropriées, les organisations tireront des bénéfices et connaîtront la réussite dans l’univers des décaissements.

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