Sars Cov-19, le nouveau coronavirus, a plongé le monde dans une crise. Une crise des soins de santé avant tout, mais aussi une crise économique due aux mesures drastiques prises par les gouvernements du monde entier pour “aplatir la courbe”, notamment des quarantaines à grande échelle, des fermetures de frontières, d’entreprises et d’écoles, et des recommandations de distanciation sociale. Ces mesures sont nécessaires d’un point de vue épidémiologique et les données suggèrent quelques premiers effets positifs. Cependant, elles paralysent également l’économie à grande échelle et les organisations doivent trouver des moyens efficaces pour y faire face.

D’un point de vue économique, la pandémie de corona virus a déclenché une crise de liquidités. Les entreprises étant contraintes de fermer temporairement ou de faire travailler leurs employés à domicile, les affaires prennent du retard, les chaînes d’approvisionnement sont interrompues et les consommateurs achètent moins, voire pas du tout. La durée et l’ampleur de la crise n’étant pas encore connues, les décideurs doivent prendre des mesures décisives dès maintenant pour optimiser leurs réserves de liquidités et leur fonds de roulement.

Dans une économie en récession et où la demande baisse rapidement, il est important de chercher des moyens de réduire les coûts opérationnels pendant la crise et au-delà, sans perdre la capacité d’un retour à la normale dès lors que les marchés se redresseront. Dans cet article, nous souhaitons vous donner un bref aperçu des cinq mesures rapides que vous pouvez prendre dès maintenant pour préserver vos liquidités et les déployer de manière dynamique tout en atténuant les risques dans un climat de hausse des faillites et de ralentissement économique.

1. Pilotez vos efforts de recouvrement

Pour améliorer votre fonds de roulement, vous devez estimer vos encaissements en fonction de vos prévisions de ventes avec encore plus de précision. Attendez-vous à ce que vos clients retardent leurs paiements, car ils seront eux aussi confrontés à des problèmes de trésorerie. Dans cette situation, il est important de trouver le bon équilibre entre les encaissements et l’empathie pour vos clients. Après tout, chaque client a des circonstances différentes et vous ne voulez pas les perdre pour de futures ventes. Pour parvenir à cet équilibre, vous aurez besoin d’un ensemble efficace et nuancé d’instruments de recouvrement qui soient suffisamment standardisés pour s’appliquer à tous vos clients, mais aussi suffisamment souples pour s’adapter aux cas de recouvrement individuels.

Par exemple, les relances téléphoniques et les lettres de rappel peuvent suffire aux clients qui ne sont pas dans une situation financière difficile, mais qui décident quand même de payer en retard pour des raisons de fonds de roulement. D’autres clients pourraient connaître une baisse importante de leurs revenus au cours du deuxième trimestre 2020. Dans ce cas, vous pouvez proposer à vos clients des plans de paiement différé ou des accords de paiement échelonné. Certains clients pourraient se retrouver en situation d’insolvabilité, ce qui vous obligerait à intenter une action en justice pour protéger vos créances. Et certaines affaires peuvent être si compliquées ou si exigeantes en termes de ressources qu’il est logique de les confier à un spécialiste externe du recouvrement.

Toutefois, il faut se demander comment l’externalisation de la gestion des créances pourrait être affectée par les mesures de confinement actuelles, par exemple dans les centres de services partagés à l’étranger. Une bande passante limitée et des couvre-feux stricts dans d’autres pays pourraient perturber ce processus critique dans votre cycle order-to-cash. Vous devrez répartir judicieusement vos ressources de recouvrement pendant cette crise, en fonction du niveau de complexité et de risque.

Pour améliorer votre situation de trésorerie, veillez à utiliser tout l’éventail des mesures de recouvrement disponibles et envisagez la possibilité d’étendre les instruments que vous utilisez pendant cette crise. Et surtout, veillez à ce que chaque accord, contrat, correspondance, promesse de paiement et dossier soit documenté dans un système central afin de pouvoir suivre les engagements de vos clients à l’avenir.

2. Prévenir et assurer votre risque de crédit client

Pour réduire le risque de crédit des clients, les gestionnaires de crédit doivent réévaluer le portefeuille de clients et déterminer comment la crise affecte la solvabilité de leur clientèle. Vous pourriez vouloir repenser vos politiques de crédit et être plus prudent en ajustant les limites de crédit et en prenant plus de temps pour évaluer le risque de vos clients. Après tout, la dernière chose que vous souhaitez est de perdre de l’argent au profit de clients défaillants lorsque vous essayez de préserver vos flux de trésorerie. Contrairement aux gestionnaires de recouvrement qui doivent essayer de maintenir les rentrées d’argent, les gestionnaires de crédit doivent veiller à ce que l’argent ne soit pas perdu et à ce que le crédit ne soit pas accordé aux mauvais clients – ce qui est encore plus important en période de crise économique.

En outre, envisagez de protéger votre crédit fournisseur par des polices d’assurance-crédit spécialisées, surtout si vous avez un portefeuille de clients internationaux. Après tout, certaines régions et certains marchés pourraient être touchés différemment des autres par la pandémie du corona virus. Il est presque impossible d’estimer à l’heure actuelle comment cela se passera. En sécurisant le crédit que vous accordez à vos clients par une police d’assurance-crédit efficace, vous pouvez vous assurer que les pertes potentielles seront compensées.

Les données en temps réel sont nécessaires si vous voulez prévenir et assurer efficacement le risque de crédit. Examinez les données internes telles que le comportement de paiement (même si ce n’est pas un indicateur précis dans le contexte de la crise) et, plus crucial encore aujourd’hui, les données externes des agences de référence pour le crédit et des assureurs crédit. Ces données doivent être intégrées en permanence dans votre processus de notation de crédit et doivent être échangées régulièrement avec votre assureur-crédit pour respecter les obligations contractuelles. L’intégration des données en temps réel est donc cruciale pour obtenir une vue d’ensemble précise de l’exposition au risque de crédit dans l’ensemble de votre portefeuille clients. Mais les données ne suffisent pas. Les processus doivent également être résilients. Pour protéger l’intégrité de vos comptes clients, vous devez surveiller le risque client en permanence. Idéalement, vous devriez disposer d’un système flexible pour évaluer et réévaluer votre clientèle à l’aide d’alertes automatiques génériques pour les clients critiques.

3. Automatiser les processus financiers de base

Selon une étude menée par McKinsey (“Bubbles pop, downturns stop”, McKinsey Quarterly, mai 2019), certaines entreprises ont fortement investi dans l’amélioration de la productivité lors de la dernière crise économique. Ces améliorations ont renforcé leur capacité de croissance et leurs revenus lors de la reprise suivante, leur permettant de surpasser leurs concurrents et de réduire leurs coûts d’exploitation. Cela s’applique également aujourd’hui. L’automatisation est un moteur essentiel de la productivité et vous aidera non seulement à traverser la crise, mais s’avérera également précieuse lorsque l’économie reprendra.

Prenez par exemple le processus de rapprochement bancaire : l’automatisation permet de lettrer automatiquement jusqu’à 99 % des espèces. Ce taux d’automatisation est possible si les processus sont alimentés par des technologies intelligentes, notamment l’apprentissage automatique (« machine learning ») et l’intelligence artificielle. Le rapprochement automatisé améliore automatiquement vos liquidités. Il réduit les erreurs humaines, qui peuvent entraîner des retards, et libère des ressources pour faire face aux tâches de gestion de trésorerie plus complexes qui résulteront de la crise actuelle. L’automatisation des notes de crédits vous permet également de prendre des décisions et d’agir plus rapidement. Il tire des données en temps réel de vos sources internes et externes et calcule le risque de crédit estimé. La gestion du recouvrement bénéficie également de l’automatisation, avec des alertes automatisées, des fonctions de surveillance et une gestion des tâches qui vous aident à suivre chaque cas de client et à prévenir l’inaction.

L’automatisation apporte des avantages sur l’ensemble du cycle order-to-cash. Les solutions de rapprochement bancaire, de crédit et de recouvrement peuvent être mises en œuvre rapidement et même à distance dès aujourd’hui, conformément aux exigences de distanciation sociale. Il est temps d’investir dans l’automatisation si vous souhaitez renforcer le contrôle des processus et rendre vos opérations non seulement adaptées à la crise actuelle, mais aussi, comme le montre le rapport McKinsey, pérenniser votre entreprise afin de pouvoir renouer plus rapidement avec la croissance une fois celle-ci terminée.

4. Être numérique et hyper-connecté

Nous assistons actuellement à la première perturbation économique dans laquelle une grande partie de la main-d’œuvre travaille à distance à l’échelle mondiale. Alors que les entreprises du monde entier envoient leurs employés travailler à domicile pour contenir la propagation du Covid-19, les processus numériques et la connectivité deviennent aujourd’hui essentiels pour les entreprises. Les organisations qui ont investi dans une infrastructure numérique solide et dans l’hyper-connectivité dans le passé surmonteront cette crise bien mieux que celles qui ne l’ont pas fait. Les organisations de ce dernier groupe devront trouver des solutions ad hoc pour faire face d’une manière ou d’une autre à la situation actuelle. Alors que les organisations du premier groupe pourront continuer à travailler plus ou moins comme avant, si ce n’est que maintenant elles le feront de chez elles plutôt que du bureau.

Bien entendu, cette possibilité de travailler à domicile ne s’applique qu’à certains emplois de cols blancs qui peuvent être effectués à distance et exclut de nombreuses professions qui nécessitent une interaction en personne, comme les soins de santé. Toutefois, pour les professionnels de la finance et de la comptabilité, le travail à distance est possible, si l’infrastructure numérique sousjacente est en place. Pour maintenir vos opérations financières dans un environnement distant, vous devez appliquer un savant mélange d’automatisation des processus, de technologies et de canaux numériques, d’outils de collaboration et de connectivité sécurisée.

Le passage à une entreprise plus numérique et hyper-connectée n’aidera pas seulement vos équipes à travailler à distance pendant cette crise. Elle contribuera également à améliorer les performances, la transparence et les prévisions une fois la crise passée. L’un des plus grands avantages du passage à une entreprise plus numérique et hyper-connectée est l’accès à des données en temps réel, qui peuvent permettre de prendre des décisions plus éclairées. Tout comme pour l’automatisation, investir aujourd’hui dans une infrastructure numérique fiable peut s’avérer précieux aujourd’hui et à long terme. La numérisation des processus financiers de base peut réduire l’exposition aux chocs externes et permettre une plus grande résilience des entreprises.

5. Soyez conforme et faites attention aux fraudes

Dans le contexte de la crise actuelle, le risque de non-conformité ne doit pas être oublié. D’une part, il existe un ensemble de règles en évolution dynamique associées au confinement du corona virus. Les organisations doivent faire de leur mieux pour s’assurer que leurs activités et chaque employé respectent les réglementations en vigueur. La sensibilisation et une culture du “rester chez soi” et du “rester en sécurité” dans toute l’entreprise peuvent avoir une forte influence positive sur la façon dont votre entreprise surmonte cette crise. Mais vous devez également anticiper les mesures réglementaires qui pourraient encore être prises. La gestion de la conformité devra être à la fois souple et précise, en gardant constamment à l’esprit les nouvelles législations et les décisions des responsables politiques. Vous devrez vous adapter à toute nouvelle réglementation susceptible d’avoir un impact sur votre entreprise en utilisant une approche agile.

Les fraudeurs tenteront de tirer avantage de la crise actuelle. Pour protéger votre argent, vous devez non seulement vous protéger du risque de crédit, mais aussi du risque de fraude. Soyez particulièrement vigilant pendant cette période et tenez-vous au courant des dernières nouveautés en matière de cybercriminalité et de fraude. Alignez-vous sur votre équipe informatique et informez vos collègues des stratagèmes de fraude de manière proactive. En particulier si les équipes travaillent à distance, la communication sur les mesures de prévention de la fraude sera essentielle, car de nombreux salariés pourraient ne pas être au courant des tentatives de fraude qui ont déjà eu lieu.

Conclusion : Restez protéger et devenez plus fort

Les périodes de crise offrent aux entreprises l’occasion d’examiner votre organisation de plus près et de découvrir les domaines dans lesquels elle pourrait avoir besoin d’une transformation ou d’une restructuration. C’est pourquoi, pendant la crise actuelle, il est important d’adopter un état d’esprit de transformation lors de la fixation des objectifs, des budgets et de la mesure des performances. Personne ne peut dire combien de temps la pandémie de Covid-19 va durer, ni à quel point elle va changer notre vie professionnelle et personnelle. Pour l’instant, vous pouvez envisager ces cinq façons de transformer vos processus financiers pour protéger votre entreprise : Améliorez vos efforts de recouvrement, soyez proactif dans votre gestion du risque de crédit, automatisez intelligemment vos opérations financières, poussez les processus numériques et l’hyperconnectivité, et protégez-vous des risques de conformité et de fraude. Avec cet état d’esprit, vous serez en mesure de contenir l’impact de la crise sur votre entreprise et peut-être même d’en sortir plus fort.

Source : SERRALA