Automatisation intelligente dans un environnement de cloud hybride

Introduction

La transformation numérique des organisations est aujourd’hui façonnée par un certain nombre de tendances dominantes. L’automatisation intelligente la comptabilité Clients (order to cash – O2C) figure parmi les plus importantes – nous voyons des innovations telles que l’automatisation des processus robotiques (RPA), l’apprentissage automatique (ML) et l’intelligence artificielle (IA), ainsi que l’analyse prédictive, bouleverser les opérations financières. Ces technologies prometteuses aident à surmonter les défis auxquels sont confrontés les gestionnaires de crédit et de comptes clients (CC) du monde entier, tels que les processus manuels inefficaces, l’accès aux données, ainsi que l’amélioration de la qualité et des informations tirées de ces données.

Parallèlement à l’automatisation intelligente, la migration vers le cloud est considérée comme une mission stratégique dans la plupart des organisations aujourd’hui. La technologie du cloud est passée d’une approche nouvelle à un moyen à part entière et largement accepté de déployer des systèmes d’entreprise à grande échelle.

  • L’agilité et l’évolutivité des solutions Cloud les rendent plus flexibles et plus conviviales que les installations ERP classiques.
  • Les entreprises apprécient la réduction des coûts d’exploitation et le fait que les systèmes ne doivent pas être maintenus sur place.
  • Les préoccupations en matière de sécurité et de confidentialité qui ont empêché les entreprises de passer au cloud les années précédentes s’estompent progressivement, car les solutions cloud se sont révélées à la fois fiables et puissantes.
  • Les procédures de sauvegarde et de récupération sont aujourd’hui beaucoup plus efficaces avec les solutions Cloud – ces procédures automatisées font gagner du temps aux entreprises et réduisent les risques, ce qui renforce encore la confiance générale dans l’utilisation des solutions en nuage.

Aujourd’hui, la plupart des entreprises ne peuvent imaginer un avenir en dehors du cloud. Néanmoins, de nombreuses entreprises se trouvent dans une situation difficile. Au fil du temps, elles ont investi beaucoup d’argent dans des systèmes ERP qui contiennent de grands volumes d’informations stratégiques nécessaires à l’entreprise. Il est donc parfois difficile de réaliser de nouveaux investissements dans des serveurs Cloud ou de migrer des données, surtout si l’infrastructure informatique existante fonctionne encore bien. Ce qu’il faut, cependant, c’est une vision orientée vers l’avenir qui prend en compte les processus métier et l’infrastructure informatique qui les prend en charge. Les questions stratégiques pour les décideurs, la direction et les départements financiers doivent être les suivantes : Combien de temps allons-nous rester compétitifs avec l’infrastructure existante ? Quand devons-nous mettre à niveau nos systèmes afin de rester à l’épreuve du futur? Et quelles sont les technologies et les applications qui ont un sens pour notre entreprise?

Approches de la transformation numérique

Lorsqu’elles envisagent d’adopter l’automatisation intelligente et la technologie du cloud, les organisations doivent se poser les questions suivantes :

  • Quelle est la meilleure façon de mettre en oeuvre de nouvelles fonctionnalités?
  • Mon ERP existant peut-il servir de base à l’innovation?
  • Mon système existant peut-il être amélioré à l’aide de solutions cloud supplémentaires?
  • Puis-je remplacer des processus et des opérations dépassés et obsolètes par de nouvelles technologies?

Lorsqu’elles abordent la modernisation de leur système, les entreprises sont généralement confrontées à trois options stratégiques.

1. Moderniser le noyau

Les entreprises peuvent choisir de rester sur un système existant pour des raisons spécifiques. Il est possible, dans une certaine mesure, de mettre à jour et de moderniser les systèmes centraux sur site. Cependant, la tendance générale va clairement vers la technologie cloud, il est donc important de considérer les implications à long terme d’une telle décision. Si l’assistance et la maintenance des systèmes sur site par les fournisseurs ne sont plus disponibles à un moment donné, des solutions personnalisées ou des correctifs coûteux peuvent devenir nécessaires. Cela peut facilement entraîner une plus grande exposition au risque et un désavantage concurrentiel.

2. Le cloud – tout compris

La technologie du cloud offre de nombreux avantages. On pense notamment à la facilité de transfert de l’utilisation des capacités, du savoir-faire, des capacités du personnel et des risques de responsabilité. Une disponibilité et une sécurité fiables grâce à une assistance professionnelle rendent également les solutions de cloud attrayantes. Cependant, la migration des opérations vers le cloud en une seule fois est peut-être possible, mais est-ce vraiment faisable ? Même si, selon toutes les estimations, le cloud computing est appelé à prendre de l’importance à l’avenir, un changement trop brutal pourrait entraîner trop de perturbations et de problèmes. Les processus pourraient devenir plus sujets aux erreurs pendant le processus de migration et les employés pourraient se retrouver désorientés dans leur travail quotidien pendant un certain temps.

3. Cloud hybride

La meilleure solution est le cloud hybride, qui prend en compte les avantages et les inconvénients des deux approches précédentes. Une solution de cloud hybride répond judicieusement aux besoins commerciaux de la plupart des organisations actuelles en combinant intelligemment les capacités sur site et dans le cloud. Grâce au cloud hybride, les entreprises peuvent relever le défi de concilier les systèmes existants sur site et les technologies futures. Après tout, la plupart des organisations veulent tirer parti des investissements antérieurs dans les systèmes ERP tout en adoptant les technologies du cloud et les technologies cognitives. Pour y parvenir, de plus en plus d’entreprises abordent la transformation numérique de manière progressive. Les environnements de systèmes de cloud hybride permettent aux entreprises de passer progressivement et soigneusement d’une solution sur site à une solution de cloud. En s’appuyant sur le paysage sur site existant, le cloud hybride permet aux entreprises de se transformer et d’innover tout en maintenant l’intégrité et la sécurité opérationnelles.
Un scénario de cloud hybride offre une voie viable vers l’avenir numérique pour les professionnels de l’O2C, qui travaillent aujourd’hui essentiellement avec des systèmes sur site. Il permet essentiellement l’ascension de l’order-to-cash dans le cloud.

L’ordre ascendant vers l’encaissement – Les avantages d’un cloud hybride

Les entreprises automatisent rapidement leurs processus financiers, notamment en ce qui concerne le passage à la caisse. Mais il est fort probable qu’elles ne pourront pas atteindre tous leurs objectifs d’innovation et d’automatisation dans un environnement sur site. Les demandes d’hyper connectivité, d’offres “as a Service” et d’intégration de données externes provenant de toute l’organisation nécessiteront une technologie qui dépasse les capacités des systèmes existants. On peut dire la même chose des technologies cognitives : les organisations qui aspirent à appliquer l’IA et le ML devront sortir des sentiers battus – et de leur ERP. C’est là que l’approche du cloud hybride entre en jeu. En entrant dans le détail, les exemples et cas d’utilisation suivants décrivent les façons dont les solutions de cloud hybride peuvent être appliquées dans l’O2C.

Gestion du rapprochement bancaire

En raison de sa nature fortement basée sur des règles, les utilisateurs peuvent déjà atteindre des niveaux assez élevés d’automatisation des rapprochements bancaires dans un environnement sur site. Cependant, un cloud hybride offre une valeur ajoutée. Les solutions sophistiquées de traitement des demandes de paiement sur site présentent l’avantage de disposer d’une source unique de vérité pour toutes les données de base des clients et les postes non soldés. Les processus de base des rapprochements bancaires peuvent également être conservés sur site ; cependant, les processus qui ne sont pas standardisés et basés sur des règles peuvent être externalisés dans une solution plus flexible via le cloud hybride. Cela crée une plus grande stabilité tout en permettant une plus grande flexibilité là où c’est nécessaire. Les connexions existantes avec les banques et les prestataires de services de paiement (PSP) peuvent être transférées dans le cloud, où l’ajout de nouvelles connexions est beaucoup plus facile et rapide qu’avec un système ERP. Dans certains cas, les solutions de rapprochement automatisées peuvent également être entièrement déplacées vers le cloud. Cela pourrait permettre des mises à jour plus rapides des comptes et donc une plus grande disponibilité du crédit, réduisant ainsi le volume des commandes bloquées.

La sécurité et la conformité devenant de plus en plus importantes, les solutions de cloud hybride peuvent contribuer à garantir que les pratiques de lutte contre le blanchiment d’argent sont suivies de manière cohérente. Il est possible, par exemple, d’intégrer des contrôles de conformité spéciaux et des fonctions de détection des fraudes, exécutés dans le cloud, dans le processus de réconciliation basé sur l’ERP.
L’externalisation des activités de back-office, comme le rapprochement des paiements, à des prestataires de services est un autre scénario. Ces prestataires doivent également être intégrés dans le processus global de demande de liquidités, mais il est fort probable qu’ils n’auront pas accès au système ERP interne. Là encore, le cloud hybride offre une solution viable pour connecter les experts externes tout en assurant un flux de données et un accès centralisé.

Recouvrement et litiges

Les équipes de recouvrement peuvent être aussi diverses que les entreprises elles-mêmes. Certaines organisations confient le recouvrement à la comptabilité Clients, d’autres ont un service de recouvrement spécialisé et d’autres encore ont des centres de services partagés nationaux ou internationaux. Et au sein de ces départements, on trouve des employés aux compétences et aux parcours professionnels différents. Une solution de cloud hybride peut permettre aux équipes de recouvrement de recueillir plus facilement des informations auprès d’utilisateurs non ERP afin de clarifier les retards de paiement ou les litiges. Cela peut arriver assez fréquemment. Les responsables du recouvrement veulent obtenir toutes les informations nécessaires auprès des responsables des ventes ou des grands comptes avant de composer un appel de recouvrement ou d’envoyer une lettre de rappel à un client. Dans le cas de la gestion des litiges, des informations contractuelles ou de facturation, telles que les déductions, peuvent être nécessaires pour valider si un paiement en retard ou un litige est légitime. Si ces informations relèvent des ventes ou du service juridique, ces utilisateurs peuvent ne pas avoir accès au système ERP utilisé par l’équipe de recouvrement. Ou peut-être l’équipe de recouvrement d’un centre de services partagés utilise-t-elle une solution Cloud mais doit-elle se connecter à la gestion du crédit et au service des comptes clients qui travaillent dans un système ERP sur site ?

Dans certains cas, lorsqu’un client ne veut pas payer, l’entreprise doit entamer une procédure judiciaire. Dans ce cas, des experts juridiques sont impliqués et l’affaire de recouvrement devient une affaire judiciaire. Ils peuvent utiliser un outil logiciel juridique spécifique, qui est indépendant du système ERP. Leurs activités doivent être transmises à l’équipe O2C, afin qu’elle soit informée de l’état et de la progression de ce problème spécifique. Un autre exemple serait celui des collecteurs externes qui travaillent pour le compte de l’entreprise. Eux aussi doivent fournir leurs données à l’organisation. Ou encore les instituts d’affacturage qui achètent les créances de l’entreprise pour les recouvrer eux-mêmes – en tant qu’acteurs externes, ils doivent également être intégrés dans le processus global de gestion du recouvrement.
Les scénarios sont infinis – et puisque l’information et la collaboration entre les différents intervenants et départements sont si importantes pour le succès du recouvrement et de la résolution des litiges, chaque étape du processus qui n’est pas exécutée dans le système existant doit être intégrée. Cela peut être réalisé par le biais du cloud hybride, en offrant aux utilisateurs non-ERP des interfaces cloud pour communiquer avec les différents départements O2C.

Gestion du crédit

Outre les données internes, telles que le comportement de paiement, les gestionnaires de crédit dépendent d’informations externes, à savoir les données des agences de référence de crédit pour établir des scores de crédit. La possibilité de récupérer directement ces données, via des interfaces en ligne ou des solutions Cloud, facilite grandement le travail quotidien d’un gestionnaire de crédit. Le même principe s’applique à la collecte d’informations sur les comptes clients. En comparant directement les informations sur les clients avec les listes de conformité et les listes noires, il est beaucoup plus facile pour les gestionnaires de crédit d’effectuer des contrôles de conformité pendant le processus d’intégration des clients. Ces informations ne se trouvant pas dans l’ERP, une connectivité et des interfaces viables sont nécessaires. Cela améliore à la fois l’efficacité et la sécurité.

La collaboration peut également être améliorée grâce à des solutions hybrides. Prenons l’exemple de la gestion des ventes et du crédit. Une coopération étroite avec les ventes est souvent nécessaire, par exemple si un client ne peut pas obtenir de crédit en raison de la politique de crédit de l’entreprise. De plus, dans certains cas, les ventes peuvent fournir des informations précieuses à la gestion du crédit. Cependant, les employés des ventes n’utilisent généralement pas de solution sur site, tandis que les gestionnaires de crédit travaillent le plus souvent dans des systèmes ERP. Dans ce cas, une procédure hybride peut relier les deux départements de manière significative et réduire les frictions. Les avantages : une clarté plus rapide sur la solvabilité du client, les conditions commerciales et contractuelles et l’historique des paiements. Les gestionnaires de crédit et les vendeurs peuvent ainsi prendre rapidement des décisions éclairées (éventuellement accorder une limite de crédit plus élevée ou annuler une commande) sans devoir faire attendre le client pendant longtemps.

Les interactions avec les clients peuvent être améliorées en utilisant une approche de système hybride. Pensez aux portails en libre-service qui permettent aux clients de consulter l’état de leurs factures, de communiquer directement avec leur fournisseur via un service de messagerie ou de télécharger des avis de paiement. Les clients peuvent également contester des factures et consulter l’état d’avancement des litiges en cours en utilisant des portails basés sur le cloud. Les informations relatives aux demandes de crédit (soit en tant que nouveau client, soit en cas d’augmentation des limites pour les clients existants) et les notifications aux fournisseurs de tout changement d’adresse ou d’autres détails relatifs au crédit peuvent être rapidement communiquées par le biais de portails en ligne. Les données peuvent être acheminées directement du portail client vers l’ERP via une connectivité de cloud hybride et utilisées par les professionnels O2C en temps réel.

L’association de solutions sur site et d’applications dans le cloud peut simplifier les opérations et améliorer l’expérience des utilisateurs, ce qui se traduit par une expérience client globalement positive. Les gestionnaires de comptes peuvent améliorer le reporting grâce à un accès 24h/24 et 7j/7 aux performances du portefeuille et aux indicateurs clés de performance, ce qui permet d’accélérer les temps de réponse et de modifier la stratégie si nécessaire. Dans l’ensemble, les entreprises sont en mesure d’exploiter les avantages des solutions ERP et de cloud computing dans l’environnement hybride et de maximiser les performances de l’ensemble de l’infrastructure informatique.

Conclusion: Faire entrer votre héritage dans le future

Même si les anciens systèmes ERP n’offriront pas l’agilité et l’évolutivité nécessaires sur le long terme, la bonne nouvelle est qu’il n’est pas nécessaire de les abandonner tout de suite. L’approche du cloud hybride offre une voie raisonnable et nuancée vers l’avenir numérique. Elle fournit un environnement système flexible dans lequel les professionnels de l’O2C peuvent accomplir et harmoniser leurs tâches de la meilleure façon possible. Le facteur décisif ici est que tous les participants au processus ont accès aux données dont ils ont besoin, quand et où ils en ont besoin. Par conséquent, le processus O2C intégré optimise la collaboration, améliore la coordination, réduites requêtes et rend les décisions globalement plus transparentes. En outre, les solutions de cloud hybride permettent aux entreprises d’agir de manière beaucoup plus flexible et agile qu’auparavant.

Si, par exemple, des fusions/acquisitions ont lieu, les organisations doivent rapidement consolider la technologie et les processus de la nouvelle entreprise. Avec les solutions ERP classiques, le processus de prise en charge des nouvelles entreprises ou d’intégration des organisations acquises est généralement associé à des projets de mise en oeuvre complexes. Les solutions Cloud sont plus flexibles à cet égard, car elles peuvent généralement être étendues ou réduites plus rapidement si nécessaire. Les modèles d’abonnement généralement disponibles garantissent également un meilleur contrôle des coûts.

Les systèmes hybrides permettent également de centraliser plus facilement l’accès aux données. Les rapports à l’échelle de l’entreprise peuvent être facilement modifiés pour inclure les données des filiales décentralisées. De cette manière, les entreprises gagnent en transparence sur les liquidités dans l’ensemble de l’organisation.

Enfin, un cloud hybride offre également des avantages significatifs en matière de sécurité et de conformité. En intégrant les solutions ERP et cloud, il est plus facile d’identifier et de prévenir les tentatives de fraude. Les normes de conformité peuvent également être appliquées. Après tout, les interfaces risquées, les systèmes isolés et non intégrés et les processus hautement manuels sont une source majeure de fraude et de violation de la conformité. L’authentification centrale, ainsi que les règles d’accès et les profils d’autorisation clairement définis dans l’ensemble de l’entreprise peuvent éliminer ces dangers.

Le principal enseignement est que les entreprises peuvent tracer leur propre chemin vers le cloud et vers une entreprise intelligemment automatisée. Il n’est pas nécessaire de procéder à une transformation radicale. Il est plutôt judicieux d’évaluer comment un cloud hybride intelligent peut associer les avantages des deux mondes, sur site et dans le cloud, de manière durable. Le résultat est une symbiose qui répond aux exigences de l’organisation et de ses employés et permet aux entreprises de façonner activement leur propre transformation numérique.

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